рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

система документації, створена за єдиними правилами і вимогами, яка містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.